眾所周知，很多企業(yè)都知道要大量地宣傳自己的公司，才能獲得更多的業(yè)務(wù)量，只有少部分懂行的企業(yè)才會(huì)看準(zhǔn)時(shí)機(jī)，大量的舉辦新聞發(fā)布會(huì)，新品發(fā)布會(huì)，參加各種展會(huì)等，這個(gè)時(shí)候如果能邀請(qǐng)到當(dāng)?shù)貦?quán)威的記者媒體到現(xiàn)場(chǎng)采訪和后期適當(dāng)?shù)男麄鲌?bào)道，定會(huì)起到事半功倍的作用。

但是，如果企業(yè)沒(méi)有一定的人脈優(yōu)勢(shì)和相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，像這種商業(yè)發(fā)布會(huì)是很難邀請(qǐng)到記者到場(chǎng)的，更別說(shuō)后期的宣傳了，這時(shí)候就需要找專(zhuān)業(yè)的媒體公關(guān)公司進(jìn)行相關(guān)的媒體邀請(qǐng)服務(wù)，接下來(lái)我來(lái)給大家分享一下通過(guò)媒體公關(guān)公司邀請(qǐng)媒體記者的具體流程，以便提高大家的工作效率。

一、確定活動(dòng)時(shí)間

提供準(zhǔn)確的活動(dòng)時(shí)間，這個(gè)時(shí)間一定要精確到時(shí)，比如XXXX年XX月XX日幾點(diǎn)，這樣媒體記者心里有個(gè)數(shù)，會(huì)根據(jù)實(shí)際情況提前出發(fā)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，不至于出現(xiàn)遲到的現(xiàn)象，有人為了讓記者不遲到，把時(shí)間報(bào)早了30分甚至1個(gè)小時(shí)，這完全沒(méi)必要，一般媒體記者都會(huì)提前20分鐘左右到活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)，時(shí)間完全充足。

二、確定活動(dòng)地址

提供詳細(xì)的活動(dòng)地址，地點(diǎn)要精確到某某酒店或者某某展位，比如廣州琶洲國(guó)際會(huì)展中心A區(qū)1.2館J19，這樣媒體記者可以直接到會(huì)場(chǎng)干活，而不是到某個(gè)地方后再打電話(huà)給對(duì)接人，有時(shí)候?qū)尤艘幻Γ蛘唠娫?huà)調(diào)的靜音聯(lián)系不上，媒體記者只有苦等，這樣就有可能會(huì)遲到，首先這樣對(duì)媒體記者不尊重，其次還有可能會(huì)影響活動(dòng)效果。

三、提供新聞通稿

由于是商業(yè)活動(dòng)，記者不負(fù)責(zé)撰稿，如果邀請(qǐng)網(wǎng)絡(luò)媒體或者報(bào)紙媒體，需要甲方提前準(zhǔn)備正規(guī)合法的新聞通稿。網(wǎng)絡(luò)媒體（如，新浪網(wǎng)）通稿字?jǐn)?shù)一般1000字左右，可以配1-3張圖片，平面媒體（如，南方都市報(bào)）一般200-300字左右。如果邀請(qǐng)視頻媒體（如，騰訊視頻）或者電視臺(tái)（如，湖南電視臺(tái)），需要甲方提前準(zhǔn)備配音字幕稿還有重要人物名稱(chēng)和職務(wù)。

四、提供媒體邀請(qǐng)函

媒體邀請(qǐng)函可以是圖片形式，H5形式，甚至是文字形式，如果是自行邀請(qǐng)的話(huà)，媒體邀請(qǐng)函對(duì)記者是否來(lái)參加活動(dòng)起著至關(guān)重要的作用，但今天我們講的是通過(guò)媒體公關(guān)公司邀請(qǐng)記者，如果以上三點(diǎn)都提供了，那么媒體邀請(qǐng)函可有可無(wú)，因?yàn)槊襟w公關(guān)公司是吃專(zhuān)業(yè)飯的，完全有這個(gè)關(guān)系和能力幫你邀請(qǐng)到相關(guān)記者，但前提是你的活動(dòng)必須正規(guī)合法。

五、擬邀請(qǐng)媒體

說(shuō)出你想邀請(qǐng)的媒體類(lèi)型（電視臺(tái)，報(bào)紙雜志，視頻媒體，網(wǎng)絡(luò)媒體，網(wǎng)紅直播，KOL），想邀請(qǐng)的媒體數(shù)量，讓公關(guān)公司幫你確定。如果你不熟悉有哪些媒體，不知道邀請(qǐng)多少合適，你可以給一個(gè)大概的預(yù)算和活動(dòng)的規(guī)模人數(shù)，公關(guān)人士會(huì)根據(jù)經(jīng)驗(yàn)和實(shí)際情況做最合適的匹配以保證活動(dòng)效果。

六、確定合作媒體

以上信息提供給公關(guān)公司以后，一般當(dāng)天就能確定好哪些媒體愿意參加活動(dòng)并進(jìn)行宣傳報(bào)道，這個(gè)時(shí)候就要甲方根據(jù)實(shí)際情況走合同打款確定媒體記者了，一般提前一周比較合適，因?yàn)槊襟w記者每天的工作都是提前安排好的，如果臨時(shí)確定，很有可能記者已經(jīng)被別的企業(yè)定了而不能答應(yīng)你的活動(dòng)。

七、活動(dòng)流程對(duì)接

這個(gè)流程一定要提前讓記者知道，最好記者到場(chǎng)之后給一份流程表給記者，因?yàn)槊襟w記者不會(huì)全程待在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)，如果是有需要采訪環(huán)節(jié)的更要注意，采訪時(shí)間不要安排在活動(dòng)最后，因?yàn)橛浾卟杉剿杷夭闹蟊銜?huì)離開(kāi)，以免找不到記者采訪。另外，采訪還需要甲方提前提供采訪稿，以避免記者提的問(wèn)題受訪人答不上的尷尬處境。

八、媒體到場(chǎng)接待

如果不是特別大規(guī)模的發(fā)布會(huì)活動(dòng)，媒體公關(guān)人士不會(huì)親自到場(chǎng)，但是會(huì)指定一個(gè)記者作為領(lǐng)頭人帶領(lǐng)其他媒體記者一并到場(chǎng)，甲方最好是專(zhuān)門(mén)派一個(gè)負(fù)責(zé)接待的人相互存下電話(huà)號(hào)碼以便及時(shí)溝通。雙方碰面后，如有其他交代可以當(dāng)場(chǎng)協(xié)商，活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)為媒體記者安排座位和飲用水，媒體記者準(zhǔn)備離開(kāi)的時(shí)候最好能有一份伴手禮以增加好感，有利于后期的宣傳和合作。

九、活動(dòng)宣傳報(bào)道

活動(dòng)結(jié)束以后，媒體記者回去原則上是按照甲方事先準(zhǔn)備好的新聞通稿在對(duì)應(yīng)的媒體上進(jìn)行報(bào)道（電視臺(tái)播放，報(bào)紙雜志刊登，視頻上傳，網(wǎng)媒發(fā)稿），但也可能有部分媒體參加活動(dòng)之后覺(jué)得內(nèi)容或者標(biāo)題和實(shí)際活動(dòng)不符合，會(huì)進(jìn)行適當(dāng)?shù)男薷暮驼{(diào)整并不會(huì)提前告知。另外，如甲方想要用自己拍的照片放在新聞通稿里，需提前告知公關(guān)公司和記者協(xié)商。

十、合作反饋匯報(bào)

活動(dòng)宣傳報(bào)道之后，媒體公關(guān)會(huì)對(duì)本次邀請(qǐng)的媒體進(jìn)行宣傳報(bào)道的信息進(jìn)行整理匯總給甲方。電視臺(tái)播放會(huì)提前通知甲方播放時(shí)間，讓甲方注意收看，有部分電視臺(tái)有網(wǎng)絡(luò)播放鏈接可提供，視頻媒體提供鏈接，網(wǎng)絡(luò)媒體提供新鏈接和收錄截圖，報(bào)紙/雜志媒體有部分有網(wǎng)絡(luò)鏈接提供，并且會(huì)寄至少一份樣報(bào)/雜志給甲方，網(wǎng)紅主播提供回放鏈接，KOL提供宣傳鏈接

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